Прокрастинації - бій!


Комплекс медіа розваг у вигляді доступу до мережі Інтернет і розвинена мережа цифрових комунікацій - це не тільки велике благо, а й колосальна шкода у вигляді нової проблеми - даремного витрачання часу і неможливості правильно розставляти пріоритети під час виконання термінових і важливих справ.

 

Але ця проблема зовсім не нова. Їй приділяли увагу ще античні філософи, а в сучасному світі вона отримала назву прокрастинації.

 

Подоланню цієї проблеми присвячена спеціальна подія - День боротьби з прокрастинацією (Fight Procrastination Day, DO IT! Day), який відзначається щороку 6 вересня.

 

Навіть багато тисяч років тому з точки зору психології люди були схожими на нас і мали такі самі недоліки, зокрема, часто відкладали здійснення важливих, але не дуже бажаних дій.

 

Один з перших відомих історії закликів проти прокрастинації належить давньогрецькому поету Гесіоду — в своєму вірші «Робота й дні», написаному у 800 році до нашої ери, він звертається до свого брата Персеса, який постійно відкладав свої обов’язки на завтра і тому опинився в скрутному матеріальному становищі.

 

Сократ і Арістотель описували типову поведінку прокрастинатора, але застосовували до неї термін «акразія», тобто дії всупереч здоровому глузду - коли людина знає, що повинна робити зараз, але натомість займається зовсім іншими справами. Ціцерон у виступах перед членами Сенату називав звичку зволікати «ненависною» та недопустимою у веденні більшості справ.

 

Відомо, що вміння розставляти пріоритети і швидко орієнтуватися - незамінні навички успішних людей. Але як цього навчитися?

 

Чоловік в окулярах-годинниках. Фото Родні Сміт.

 

Про тайм-менеджмент написано тисячі книжок, але починати треба з простих та ефективних інструментів. Одним із таких інструментів є Матриця часу Ейзенхауера.

 

Будучи зайнятою людиною, 34-й президент США Дуайт Ейзенхауер дотримувався принципу «Не всі термінові справи важливі, і не всі важливі справи термінові».

 

Матриця, що відображає цей принцип, названа на його честь. Вона дає змогу планувати і раціонально розподіляти ресурси.

 

Матриця складається з чотирьох квадрантів і має такий вигляд:

 

 

Працює вона в тих випадках, коли у вас є цілі і вони правильно визначені. Адже щоразу вам потрібно відповідати на два запитання:

 

Це терміново?

Це важливо?

 

Якщо термінових справ може бути нескінченна безліч і життя нам їх підкидає постійно, то ступінь важливості кожної з них ми можемо визначати самі. Та й терміновість, чесно кажучи, критерій теж далеко не завжди об'єктивний.

 

Термінові та важливі

 

Справи, які потрібно зробити негайно. Вони безпосередньо стосуються досягнення цілей або є життєво важливими.

 

За ідеального планування цей квадрант матриці має залишатися порожнім, тому що поява важливих і термінових справ є показником Вашої неорганізованості.

 

Ця частина графіка заповнюється у багатьох людей через неправильну розстановку пріоритетів, або через прокрастинацію, тобто схильність до постійного відкладання важливих і термінових справ на потім.

 

Для того, щоб уникнути появи справ у цьому квадранті, необхідно лише вчасно виконувати пункти інших квадрантів.

 

У реальному світі важливі термінові справи можуть виникати і не з Вашої вини. Наприклад, погіршення здоров'я, дитина, яка потребує турботи, раптові труднощі на роботі тощо.

 

Але якщо в перший квадрант щось усе ж таки і варто вписувати, то це:

 

Справи, невиконання яких негативно позначається на досягненні поставлених цілей

Справи, невиконання яких може стати причиною труднощів і неприємностей

Справи, які мають відношення до здоров'я

 

Важливо також пам'ятати про те, що існує таке поняття як «делегування». Це означає, що в разі появи в цьому квадранті справ, які можна будь-кому передоручити, цією можливістю слід неодмінно скористатися, щоб якнайшвидше врегулювати інші важливі й термінові справи.

 

Усі справи різко стають терміновими й важливими тоді, коли Ви не можете сказати «ні». Безвідмовність завжди грає злий жарт. Ви стаєте тим, кому делегують свої важливі нетермінові або важливі термінові завдання інші люди. Відмовити може бути складно з низки причин, але робити це необхідно.

 

Апелюйте до власних термінових справ, запропонуйте як альтернативу іншого помічника, попросіть паузу або вкажіть зручні для Вас часові рамки, переадресуйте завдання тому, хто запитує: що може зробити він? А головне - тримайте в голові свою мету.

 

Пам'ятайте, що постійне перебування в режимі виконання важливих і термінових завдань дуже погано позначається на Вашому здоров'ї.

 

Нетермінові, але важливі

 

Цей квадрант містить важливі завдання, які можна виконати поступово. Тут якраз розгортається все мистецтво планування, адже це справи, які важливі, але є час скласти покроковий шлях щодо їх виконання.

 

Вважається, що люди, які зосередили свою увагу саме на цьому квадранті, досягають найбільших успіхів. Вони дають собі змогу змістовніше й ґрунтовніше підходити до питань, ретельно планувати, відстежувати проміжні результати та бути гнучкими.

 

Досвідчені фахівці з тайм-менеджменту рекомендують включати сюди всі поточні справи, пов'язані з основною діяльністю, планування та аналіз роботи, навчальні та спортивні заняття, дотримання оптимального графіка роботи та відпочинку.

 

Важливі нетермінові справи можуть стати важливими терміновими, тому не варто затягувати їх виконання.

 

Неважливі термінові

 

Що відволікає Вашу увагу від важливих термінових і важливих нетермінових справ? Довгі телефонні розмови, непотрібні зустрічі, незаплановані неоплачувані консультації, розв'язання питань, пов'язаних із компетенціями інших людей (наприклад, ремонт побутової та офісної техніки) тощо.

 

Усе це анітрохи не наблизить Вас до намічених результатів. Нерідко ці справи просто заважають зосередженню на дійсно важливих завданнях і знижують ефективність Вашої роботи.

 

Головне під час роботи з матрицею - не переплутати термінові неважливі справи з терміновими важливими справами. Інакше те, що має бути виконано насамперед, залишиться на другому плані. Завжди пам'ятайте про свої цілі і вчіться відрізняти важливе від другорядного.

 

Неважливі термінові справи зручно делегувати комусь: нехай принтер полагодить майстер. Навіщо витрачати час на вивчення інструкцій, відеороликів і спроби зробити диво, коли на носі реальні серйозні завдання, які потребують Вашої уваги?

 

Неважливі та нетермінові

 

Пожирачі дорогоцінного часу. Якщо завдання з попереднього квадранта злегка відволікають нас від основних цілей, то неважливі нетермінові справи не приносять ніякої користі, а скоріше шкодять. Сюди можна віднести нескінченний скрол стрічок соціальних мереж, порожні листування з товаришами, багатогодинні перегляди серіалів або телешоу, комп'ютерні ігри тощо.

 

Неважливі нетермінові завдання завжди легкі й ні до чого не зобов'язують. Хитрість їх у тому, що вони непомітно можуть перекривати природний хід виконання важливих термінових, важливих нетермінових справ.

 

Як Ви вже здогадалися, четвертий квадрант має займати мінімум простору в житті, якщо є мета з конкретними термінами. Це не означає, що Ви не маєте права на відпочинок, але для цього існують і цікавіші справи: читання хороших книжок, інтелектуальні ігри, відвідування спортзалів і басейнів, поїздки на природу тощо.

 

Тут якраз працює правило «Справі - час, потісі - час». Відпочинок важливий і необхідний, і його потрібно планувати як важливу нетермінову справу, і не доводити до крайнощів.

 

Щойно Ви освоїте матрицю Ейзенхауера і навчитеся грамотно розподіляти всередині неї свої справи, у Вас з'явиться доволі багато вільного часу. Ви зможете все робити вчасно і без поспіху, всі Ваші справи будуть в порядку, цілі будуть досягатися одна за одною, а самі Ви завжди перебуватимете в гарному настрої і бадьорому настрої.

 

 

 STARTUP NEWS